Yıkanması gereken bulaşıklar, tamamlanması gereken ödevler, teslim edilmesi gereken evraklar, gidilmesi gereken iş, ödenmesi gereken faturalar, ziyaret edilmesi gereken büyükler… Gün sonunda unuttuğunuz ya da yetiştiremediğiniz şeylerin listesinin günden güne uzadığını mı fark ediyorsunuz? Teşhisi basit ve hepimizin aklında ortak cevap ‘zaman verimsizliği’. Zaman verimli de acaba yönetim şeklimiz mi yanlış? Şimdi gelin, hep beraber sizin için en uygun olabilecek zaman yönetimi tedavisini bulalım.
Öncelikle zamanımızı neden kullanamadığımıza odaklanalım. Bunun birçok sebebi olabilir. Mükemmeliyetçilik, erteleme (sosyal işler, okul, finansal durum, sağlık vb.), aşırı güven veya güvensizlik – aşırı kaygı, hayır diyememe, hafife alma ve önyargılar nedenlerinizden biri olabilir. Şimdi bu nedenleri zaman yönetimi tekniklerimiz ile giderelim.
- Pomodoro Tekniği
Zaman yönetimi konusunda belki de en çok duymuş olabileceğiniz bu teknik, 90’lı yıllarda kullanılan domates şeklindeki bir zamanlayıcıdan ismini almaktadır. Bu zaman yönetimi tekniğini geliştiren Francesco Cirillo zamanlayıcısını önce 25 dakikaya ayarlayıp çalışmaya başlıyor ve 25 dakikanın sonunda 5 dakikalık bir mola veriyor. Toplamda harcanan 30 dakikalık bu dilime ise 1 pomodoro deniyor. Çalışacağınız veya yapacağınız iş için art arda 4 pomodoro yapılması tavsiye diliyor. 4 dilim sonunda 20 ile 30 dakika arasında uzun bir mola verilerek tekrar çalışmaya devam edilmesi de önerilere ekleniyor.
- Kanban Tekniği
40’lı yıllarda Toyota Fabrikası’nda çalışan bir Japon mühendis tarafından iş akışını kolaylaştırmak amacı ile geliştirilen bu zaman yönetimi tekniği, günümüzde bireylerin kişisel hayatında da kullanabileceği bir hale getirildi. Bu zaman yönetimi tekniği 3 farklı başlıkta sizi yönlendiriyor.
- İlk başlıkta “Yapılacaklar” başlığı altında yapmanız gereken işleri maddeler halinde sıralamalısınız. Bu liste işlerinizin hepsini görebilmeniz için önem taşıyor.
- Daha sonra “Yapılacaklar” listesinde yer alan ve yapmaya başladığınız işleri ikinci listede olan “Yapıyor Olduklarım” altına yazmalısınız. Böylece sürecinizin devamlılığını izleyebileceksiniz. Zamanınızı nasıl bir dağılımla yönettiğiniz de görülebiliyor.
- Son olarak “Yapıyor Olduklarım” listesinden biten işlerinizi “Yaptıklarım” listesine yazmak. Sürecin sonunu görmek size hem neleri başardığınızı gösterecek hem de sizi motive edecektir.
- Eisenhower Matrisi
Eski Amerika Birleşik Devleri Başkanı David Eisenhower tarafından geliştirilen bir zaman yönetim biçimidir. Eisenhower bu zaman yönetim tekniğini, yapılması gereken işleri 4 farklı kategoride birleştirerek önceliklerine göre sınıflandırıp sıraya sokuyor. Bu işler “acil”, “acil değil”, “önemli” ve “önemli değil” olarak sıfatlandırılıyor. Şimdi bu sıfatlar ile öncelik sırasını belirleyelim.
- Acil ve Önemli: Eğer işinizin bitiş süresi yaklaşmış ve ertelenemeyecek ise bu kategoriye giriyordur. Tabi ki öncelik sırasını, bu kategorideki işlerinize vermelisiniz.
- Acil Değil ve Önemli: İşinizi uzun bir döneme yayabileceğiniz ancak belirli sürede tamamlamanız gerektiğini belirtir.
- Acil ve Önemsiz: Bir anda ortaya çıkan planlanmamış işlerdir. Aniden gelen telefonlar, an itibari ile cevap verilmesi gereken e-postalar vb.
- Acil Değil ve Önemsiz: Yapmanız gereken ancak yapmasanız da bir şey kaybetmeyeceğiniz işlerdir.
- Not Almak
Eğer yukarıda detaylandırdığımız zaman yönetimi tekniklerinin hiçbirini tam olarak uygulayamıyorsanız en basit zaman yönetim tekniği olarak not tutmayı öneriyoruz. Not almak, size yapmanız gereken işleri hatırlatacaktır. Hangi işinizi hangi zaman diliminde yapacağınızı görmeniz açısından elinizde liste olması işini kolaylaştıracaktır. Zamanı bölme konusunda sizlere yardımcı olacaktır. Renkli post-it kağıtlarını masanıza, bilgisayar ekranınıza yerleştirmek veya ajandanıza, telefonunuza kaydetmek de bu zaman yönetimi tekniğinin bir parçası.
Hızına yetişemediğini düşündüğünüz hayatınıza, yardımı olacağını düşündüğümüz bu zaman yönetimi teknikleri sizlerin çaba ve gayreti ile verime ulaşacak tekniklerdir. Unutmayın ki zaman ve zamanın yönetimi konusunda tek zorluk yaşayan siz değilsiniz. Günümüzde birçok insan bu konuda kendini eksik hissediyor. Kendinizi de dinleyebileceğiniz zamansız günler dileriz. Haftaya yeni yazımızda görüşmek üzere.
